M.D.M. (Master Data Management) : « une seule version de la vérité ! »

• Définition de M.D.M.

Le Master Data Management (Gestion de Données de Référence ou Gestion des Données Maître) est une discipline/méthode visant à rassembler, gérer et partager les données de référence de manière transversale an assurant la qualité des données et leurs standardisations.

On parle aussi de gestion du cycle de vie de la donnée.

• Le MDM c’est quoi ?

Acquérir depuis les différents SI de l’entreprise, les données identifiées comme appartenant au référentiel. Les stocker dans un endroit unique, pour les partager avec les différentes applications du SI (en atteignant les objectifs évoqués ci-dessus) : principe de maître-esclave. La fréquence des mises à jour des différentes applications, depuis le référentiel, est à définir (par la solution M.D.M.) en fonction de la fréquence de mise à jour des données référentielles.

Il faut aussi déterminer les règles de gouvernance associées aux données (data governance  : qui a le droit de faire quoi) : Droits d’accès ?, Droits de modification/rectification ?, etc.

Enfin, il faut maintenir et garantir la qualité des données dans le temps (data quality).

GTD

La GTD (abbréviation de « Getting Things Done » –> « Faire en sorte que les choses soient faites ») est une méthode de gestion des priorités quotidiennes, présentées par David Allen en 2001, dans son livre « Getting Things Done, the art of stress-free productivity ». Depuis 2005, c’est également une marque déposée.

On retrouve cette méthode aussi sous le nom de « méthode des 4D ».

• Do it
• Delegate it
• Date it
• Delete it

Son auteur part du principe qu’il faut libérer son esprit de toutes les tâches quotidiennes à faire en les stockant ailleurs que dans son esprit, pour se consacrer pleinement à leur exécution, en priorisant mieux.

Il s’agit plus d’une aide à l’organisation que d’une méthode à part entière.
Un schéma valant mieux qu’un grand discours, voici comment fonctionne la méthode :

Il existe un excellent produit disponible gratuitement : Doit.im.

 

Matrice Eisenhower

En partant du postulat que « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important« , Eisenhower a créé une matrice qui porte son nom.

Cette matrice composée de 4 cases sert à prioriser les tâches.

matrice Eisenhower

Comment ?

Après avoir fait un inventaire complet de ses tâches, il faut les classer dans la matrice en fonction de leurs degrés d’urgence et d’importance. Une répartition optimale serait :

• Important et urgent : 20%
• Important et pas urgent : 50%
• Urgent et pas important : 20%
• Pas urgent et pas important : 10%

Interprétation ?

• Important et Urgent : réaliser la tâche au plus vite.
• Important et Pas Urgent : à planifier rapidement.
• Urgent et Pas Important : déléguer ou requalifier la tâche ailleurs dans la matrice (prévoir du temps dans la journée pour les urgences).
• Pas Urgent et Pas Important : supprimer ou mettre de côté.

Pourquoi ?

Permettre de remettre la priorité sur l’importance plutôt que sur l’urgence (travailler en priorité sur ce qui a de l’importance : notion de  plus-value).

Les référentiels en urbanisation

L’objectif principal des référentiels dans la démarche d’urbanisation est d’accroître la réactivité du SI face aux évolutions. Un référentiel participe au découplage des applications entre elles. On obtient une vision fédérée des référentiels sans que chaque application connaisse quelle application gère quel élément de référentiel.

Pourquoi, pour quoi un référentiel (données de référence) ?

La gestion des données de référence est une discipline à part entière de l’informatique connue aussi sous le nom MDM (Master Data Management).

Avant de mettre en place les référentiels, il est indispensable de déterminer l’application qui est « maître » des données, et les applications « esclave » qui ne feront qu’accéder aux données des référentiels.

Les référentiels apparaissent dans la cartographie fonctionnelle puis applicative.

Comment savoir si une donnée est une donnée référentielle ?

Les caractéristiques principales : partagée entre différentes fonctions (utilisée par au moins deux blocs fonctionnels, avec la même définition donnée par les acteurs des deux blocs) stable (définition stable dans le temps et caractérisée par une période/date de validité) consultée fréquemment

Les données référentielles ont une durée de vie plus longue et une fréquence de mise à jour plus faible que les données de transaction.

Quels types de données retrouvent-on dans les référentiels ?

Il existe deux types de référentiel :

• référentiel de données (produits, nomenclature, services, clients, fournisseurs, factures, contrats, annuaires des personnes et des ressources, etc. Ces données doivent être accompagnées d’une date d’effet et de mise à jour). On peut ajouter si on le souhaite, un statut (ex.: provisoire, attente validation, validée, active, inactive, en cours de création, en cours de modification,…), et l’origine (ex.: date de création, créateur, référentiel propriétaire,…). Ne pas oublier les références externes issus des normes (ISO, INSEE, etc.).
• référentiel de règles (extraire les règles métier du code des applications et les stocker dans un référentiel, possibilité de changer les règles métier sans changer le code des différentes applications)

Où stocker les référentiels ?

• Il n’est pas obligatoire que tous les référentiels soit dans une base unique centralisée.

Où mettre à jour les référentiels ?

3 choix possibles :

• Dans des applications dédiées exclusivement à la gestion de référentiels, cohérence faible, couplage faible.
• Dans des applications prenant en charge des fonctions de gestion du SI (applications maître), cohérence forte mais couplage fort.
• Par un ETL ou un ESB, qui prendra alors en charge cette gestion, cohérence forte, couplage faible.

C’est bien évidemment la dernière solution qui permettra de maintenir le référentiel le plus à jour possible (automatisation).

Comment sont stockées les données de référence ?

• On peut appliquer un classement hiérarchique (par exemple : géographiquement (pays, région, département, etc.).
• Elles peuvent être liées entre elles (pour une cohérence au sein d’un groupe de données).

architecture d’un referentiel

Source : https://references.modernisation.gouv.fr

CMS

C.M.S. est un acronyme qui signifie : Content Management System (Système de Gestion de Contenu en Français).

Un CMS est un logiciel qui permet de concevoir des site web et de les mettre à jour plus facilement. On retrouve comme fonctionnalités principales :

• l’existence d’une interface d’administration (en backend souvent)
• la création d’articles et de pages sur le site
• la gestion du contenu
• la gestion d’utilisateurs sous différents grades : administrateur, rédacteur, invité, …
• l’utilisation d’un système de template pour le thème graphique du site
• la catégorisation des articles : catégorie, mots-clefs, …
• une interface de rédaction simplifiée
• la possibilité d’étendre les fonctionnalités de son site à l’aide de plugins

Exemple de CMS : WordPress.

ETL vs ESB

Quand doit -on utiliser un ETL plutôt qu’un ESB ? Ces deux technologies permettent l’intégration de données.

D’une manière générale, ce qui influence la décision ce sont les critères de disponibilité et de volume. Pour du temps réel, on préférera de l’ESB. Pour de gros volumes, on choisira l’ETL.

Voici un arbre qui peut vous aider à décider de l’un ou l’autre (mais qui n’est pas exhaustif) :

Source : http://simplicable.com

ETL

E.T.L. est un acronyme signifiant Extract Transform and Load.

Les ETL servent essentiellement à effectuer des synchronisations massives d’information d’une base de données vers une autre en opérant au passage des transformations (agrégats, conversions, filtres, etc.) et permettent aussi de mapper des champs entre eux (mapper = faire correspondre), le plus souvent en mode batch.

Matrice RASCI

L’acronyme RASCI rajoute un rôle à la matrice RACI :

• S comme « en support » : Apporte des ressources supplémentaires pour conduire le travail de R (qui réalise). Il peut y avoir plusieurs S.

Organiser des réunions

Cela parait tout bête mais il est difficile de faire en sorte qu’une réunion soit fertile.

Il est intéressant de considérer une réunion comme une instance permettant de prendre des décisions et non une instance de prise d’informations.

Vous trouverez ci-dessous quelques règles utiles (basées sur le bon sens).

Comment gérer une réunion ?

• En tant qu’animateur :
  • Avant d’organiser la réunion, une question à se poser : la réunion est-elle indispensable ? Les participants, le lieu, le moment sont-ils propices ? N’y-a-t-il pas d’autres moyens de traiter le sujet ?
  • Limiter le nombre de participants (10 maxi).
  • Lors de l’invitation à la réunion, présenter clairement l’objet de la réunion et les objectifs. Préciser la méthode de travail (brainstorming,etc.). Définir un timing.
  • Exiger aussi une préparation de tous les participants (organisateur comme participant).
  • Envoyer l’invitation suffisamment à l’avance.
  • Réserver les ressources nécessaires à la réunion (tableau blanc, vidéoprojecteur, etc.).
  • Commencer à l’heure et respecter le timing.
  • En début de réunion :
    • désigner un secrétaire de séance, un rapporteur. Les participants doivent tout de même prendre des notes !
    • rappeler les objectifs (les écrire sur un tableau blanc par exemple) et la méthode de travail
  • Pendant la réunion : 
    • être à l’écoute des participants (y compris de ceux qui s’expriment le moins).
    • solliciter les préparations des participants (ils n’ont pas travaillé pour rien !).
    • préciser l’état d’avancement de la réunion par rapport à l’ordre du jour (temps passé, restant).
    • toujours recentré les discussions sur le sujet de la réunion.
    • chercher des solutions plutôt que des coupables.
  • En fin de réunion :
    • Définir les suites à donner à la réunion (qui fait quoi ?).
    • Établir un planning des actions (quand ?).
    • Décider de la date d’envoi du compte-rendu, prévoir la possibilité pour les participants de pouvoir compléter ce dernier avec leurs notes.
  • Terminer la réunion à l’heure.
• En tant que participant :
  • préparer la réunion.
  • prendre des notes.
  • ne pas hésiter à prendre la parole (questions, propositions). 
  • garder une attitude positive, être constructif, participer activement.
  • ne pas oublier que la réussite de la réunion dépend aussi des participants !
  • ne pas hésiter à intervenir aussi si un point abordé n’est pas l’objet de la réunion. 

Référentiel VS Gisement

Une question que tous les urbanistes en herbe se posent :

« Quelle est la différence entre la zone référentiel et la zone gisement de données ? »

Voici la réponse (Merci à Christophe THIRY (http://urba-si.blogspot.fr/) pour cette explication) :

Les deux contiennent les applications centralisatrices des informations.

Zone Référentiel de données :

• fortement partageables sur le SI
• stables – cycle de vie lent

Zone Gisement de données (ou « Puis de données ») :

• fortement partageables sur le SI
• à cycle de vie rapide